• Dobavitelji, Novo 17.02.2023

    Vodenje projektov je ključno za uspešno izvedbo projekta in dosego zastavljenih ciljev. Vendar pa vodenje projekta predstavlja kompleksen proces, ki zahteva uporabo pravih strategij in orodij, da bi bili projekti izvedeni na učinkovit in uspešen način. V tem kontekstu so ključne strategije, ki jih uporabljamo pri vodenju projektov, ključnega pomena za doseganje ciljev in uspešno izvedbo projekta.

    Vodenje projektov

    Kaj je vodenje projektov?

    Projektno vodenje je opredeljeno kot proces vodenja projekta od začetka skozi njegov življenjski cikel. Glavni cilj projektnega vodenja je dokončanje projekta v okviru postavljenih ciljev glede časa, proračuna in kakovosti. Projekti imajo življenjske cikle, saj niso mišljeni, da bi trajali večno.

    Življenjski cikel vodenja projekta se začne, ko se projekt začne, in konča, ko je projekt na tak ali drugačen način zaključen ali prekinjen.

    Na koncu vsake faze je točka odločitve, kjer se zainteresirane strani odločijo, ali bodo dokončali projekt ali ga prekinili in zmanjšali izgube. 

    Zakaj je vodenje projektov pomembno?

    Glede na raziskavo Project Management Institute ( PMI ) se samo 58 % organizacij zaveda dejanskega pomena projektnega vodenja in kako jim omogoča učinkovito reševanje težav, s katerimi se soočajo. 

    Poleg spodbujanja produktivnosti, izboljšanja preglednosti projekta in zagotavljanja jasne vizije ekipi lahko projektno vodenje prinese naslednje prednosti: 

    • Učinkovita komunikacija
    • Učinkovito upravljanje virov
    • Izboljšano zadovoljstvo strank
    • Fleksibilnost in večja toleranca tveganja
    • Izboljšana morala ekipe
    • Boljša kakovost izpisa
    • Retrospektivno učenje

    Kako nastane projektni management?

    Zgodovina vodenja projektov je prisotna že odkar obstajajo ljudje – od izuma kolesa do izgradnje piramid v Gizi do razvoja naprave, na kateri to berete. Vsi ti projekti so zahtevali načrtovanje, imeli so določene ljudi, ki so jih nadzorovali, sponzorja in ljudi, ki so delali na njih. Enostavno jim nismo rekli projekti.

    Projektne omejitve, kot sta obseg in delovna obremenitev, takrat niso bile upoštevane, vendar bi obstajali proračuni in časovni načrti projekta. Praksa je postala bolj izpopolnjena v zadnjih 100 letih z razvojem metodologij, začenši z Načeli znanstvenega upravljanja Fredrica Taylorja leta 1911.

    Henry Gantt je leta 1917 uvedel istoimenske gantograme. Toyotin Taichii Ohno je v petdesetih letih prejšnjega stoletja v svoje proizvodne enote uvedel osnovno obliko Kanbana in Lean. Inštitut za upravljanje projektov je bil ustanovljen leta 1969. Z leti, ko se je narava trga spremenila, so bile uvedene novejše metodologije, kot je Agile, ki so še izboljšale proces vodenja projektov.  

    Faze vodenja projektov 

    Faze projektnega vodenja  so različne naloge, vedenja in sklopi spretnosti, ki so bistvenega pomena za ustvarjanje uspešnih projektov.

    Iniciacija

    Faza začetka projekta označuje začetek projekta z določanjem pričakovanj na visoki ravni, na primer zakaj je projekt potreben, ali je izvedljiv ali ne in kaj je potrebno za dokončanje projekta.  

    Rezultati te faze vključujejo potrebne odobritve zainteresiranih strani za nadaljevanje v naslednjo fazo, dokumentacijo, ki se nanaša na potrebe projekta (poslovni primer), in grobe ocene časa in virov, potrebnih za dokončanje projekta (projektna listina), in začetni seznam zainteresiranih strani .

    Načrtovanje

    V fazi načrtovanja vodje projekta podrobno opredelijo obseg projekta , časovni okvir in tveganja. Popolnost in kontinuiteta sta glavni komponenti uspešnega projektnega načrta.

    Rezultati te faze vključujejo podroben načrt projekta, komunikacijski načrt projekta (če načrta projekta ni), osnovni proračun, načrtovanje projekta , posamezne cilje projekta , dokument o obsegu in posodobljen register zainteresiranih strani.    

     Izvedba

    V fazi izvajanja projekta se člani projektne skupine usklajujejo in vodijo z ustrezno projektno komunikacijo, da se delo opravi, kot je razloženo v odobrenem načrtu vodenja projekta. 

    Poleg tega ta faza zajema tudi pravilno dodeljevanje in upravljanje drugih virov projekta, kot so materiali in proračuni. Končni rezultati projekta so rezultat izvedbene faze.  

    Spremljanje in nadzor

    Med fazo spremljanja in nadzora projekta se na vsaki stopnji primerjajo čas, stroški in uspešnost projekta ter izvedejo potrebne prilagoditve projektnih dejavnosti, virov in načrta, da stvari ostanejo na pravi poti. 

    Rezultati te faze vključujejo poročila o napredku projekta in druga sporočila, ki zagotavljajo upoštevanje projektnih načrtov ter preprečujejo večje mejnike in motnje rokov.    

    Zaprtje ali zaključek

    Proces dokončanja projekta, pregleda rezultatov projekta in njihovega prenosa na poslovne vodje se imenuje faza zaključka projekta v življenjskem ciklu vodenja projekta.  

    Ta stopnja ponuja čas tako za praznovanje kot za razmislek. Rezultati te faze vodenja projekta vključujejo odobrene rezultate projekta in spoznanja, ki jih je mogoče uporabiti pri podobnih projektih v prihodnosti.

    Priljubljeni pristopi k vodenju projektov

    Pristopi vodenja projektov ponujajo zbirko procesov, metod in orodij za upravljanje in izvajanje projektnih dejavnosti. Zagotavljajo doslednost, poenostavljajo kompleksnost, nižajo stroške in zmanjšujejo tveganja. Na voljo so številni dobro uveljavljeni pristopi vodenja projektov.

    Spodaj je navedenih nekaj najbolj priljubljenih vrst pristopov za vodenje projektov:

    • Fazni pristop pri projektnem vodenju
    • Vitko vodenje projektov
    • Iterativno in inkrementalno vodenje projektov
    • Projektno vodenje kritične verige
    • Načrtovanje na osnovi produkta
    • Procesno vodenje
    • Vodenje proizvodnje projektov

    Postopni pristop vodenja projekta

    Fazni pristop je najboljša izbira za velike in kompleksne projekte, ki jih je treba zaradi zunanjih projektnih omejitev izvajati po fazah . Pri tem pristopu gre vsaka faza skozi vseh pet procesnih področij od začetka do zaključka. Na koncu vsake faze se vse delo oceni in zaporedno preda naslednji fazi. 

    Fazni pristop se pogosto imenuje slap ali tradicionalni model . Je idealna izbira za majhne, ​​dobro definirane projekte. Nejasnosti in vključena tveganja se povečujejo s kompleksnostjo in velikostjo projekta.  

    Vitko vodenje projektov

    Vitko vodenje projektov  je pristop, ki temelji na podatkih in se osredotoča na izboljšanje procesa in odpravo odpadkov z učinkovito uporabo virov (stroški, čas in ljudje). Ta pristop vodenja projektov zajema podrobno načrtovanje, vizualno bogato dokumentacijo, stalno analizo in pogoste izboljšave procesov.

    Projekt se šteje za vitkega, če sledi osnovnim načelom vitkosti . Demingov cikel (PDCA), Lean Six Sigma (DMEDI), Value Stream Mapping (VSM) in metodologija kanban so nekateri izmed najbolj priljubljenih pristopov vodenja vitkih projektov.   

    Večina podjetij se nagiba k kartiranju toka vrednosti, saj jim ponuja natančno in podrobno vizualizacijo vseh korakov v projektu.

    Načela vitkega vodenja projektov:

    Preslikava toka vrednosti  (VSM) je zmogljivo, dvodimenzionalno orodje, ki dokumentira in usmerja vitko preobrazbo z vidika velike slike. Podjetjem ne pomaga le razumeti skupnega časa izvedbe, ampak tudi prikazuje posamezne čase izvedbe in čas cikla ter zagotavlja jasno sliko odpadkov, ki zavirajo potek projekta.  

    Z opazovanjem in razumevanjem vizualnega toka projekta lahko organizacije odpravijo potrato vitkosti , zmanjšajo čas administrativne obdelave in dosledno izpolnjujejo roke in cilje projekta. 

    Projektno vodenje kritične verige

    Upravljanje projektov kritične verige (CCPM) se uporablja za načrtovanje in vodenje projektov, hkrati pa dopušča prostor za omejitve virov (osebje, oprema in drugo). Temelji na teoriji omejitev (TOC), ki pravi, da je veriga tako močna, kot je močan njen najšibkejši člen.   

    V CCPM so zamude pri projektu preprečene z dodajanjem medpomnilnikov inherentnim odvisnostim virov in nalog projekta .   

    Procesno vodenje projektov

    Procesno vodenje projektov omogoča vodjem projektov ustvarjanje, upravljanje in izboljšanje projektov, ki so v skladu z vizijo, poslanstvom in temeljnimi vrednotami podjetja. Vse projektne aktivnosti in cilji so zasnovani tako, da prispevajo k doseganju najpomembnejših organizacijskih ciljev.

    Koraki v procesu vodenja projektov:

    • Procesno vodenje projektov vključuje šest stopenj:
    • Definiranje procesov
    • Prepoznavanje procesnih indikatorjev
    • Merjenje uspešnosti
    • Prilagajanje ciljev
    • Načrtovanje izboljšav
    • Izvajanje izboljšav
    • OPM3 (model zrelosti organizacijskega upravljanja projektov) in CMMI (integracija modela zrelosti zmogljivosti) sta nekaj najbolj priljubljenih modelov zrelosti vodenja projektov, ki temeljijo na procesih.

    Vodenje proizvodnje projekta

    Projektno vodenje proizvodnje (PPM) je strateški pristop, ki uporablja teorije in načela operacijske znanosti za boljše razumevanje in optimizacijo izvedbe projekta.

    Zaradi česar je PPM edinstven, je dejstvo, da uporablja dejanske podatke iz projektnih dejavnosti za napovedovanje omejitev in ugotavljanje, kaj je mogoče resnično doseči. Pomaga tudi pri oblikovanju ustreznih nadzornih mehanizmov za blaženje spremenljivosti.

    Kateri so glavni razlogi za neuspeh projekta?

    Vsak uspešen projekt je nagnjen k neuspehu zaradi enega od petih razlogov, navedenih spodaj:

    • Pomanjkanje virov –  nezadostna sredstva za dokončanje projekta.
    • Prekratko časovno obdobje – težavnost pri končanju projekta ob določenem času.
    • Nejasni cilji – pomanjkanje podrobne dokumentacije lahko privede do neustreznih rezultatov.
    • Slabo upravljana pričakovanja zainteresiranih strani – spremembe obsega projekta, o katerih se zainteresirane strani ne strinjajo, povzročijo različne poglede na kakovost, čas ali proračun.
    • Neustrezno upravljanje tveganj – če ne določite tveganja, povezanega z vsakim projektom, lahko projekt propade.

    Nihče ne začne projekta z upanjem, da bo propadel, vendar večina projektov propade, kadar vodje projektov ne upoštevajo potrebe po racionalizaciji svojih tehnik projektnega vodenja.

    Kako voditi projekte efektivno?

    Projekti so napolnjeni s kopico podrobnosti. V tekmi za pravočasno izvedbo projekta je mogoče na poti spregledati nekaj pomembnih podrobnosti. Še posebej, ko se vodenje projekta izvaja ročno, je težko zabeležiti vsako najmanjšo podrobnost projekta. Posledica tega je kopica papirologije in preglednic, kjer negotovosti cvetijo in povečujejo možnost za neuspeh.  

    Čeprav je nemogoče čez noč izkoristiti kaos pri vodenju projektov, obstaja več načinov za učinkovito racionalizacijo vodenja projektov.

    Strateško vodenje projektov

    Z natančnim sledenjem dvanajstim korakom v življenjskem ciklu projekta lahko tudi ostali udeleženci projektov uspešno racionalizirajo in dokončajo svoje projekte. Poleg tega lahko sledite tudi kontrolnemu seznamu za vodenje projektov in ste pozorni na izzive vodenja projektov , da povečate svojo produktivnost projekta.    

    Različne vrste struktur projektnega vodenja

    Eden glavnih vzrokov za neuspeh projektov je neusklajenost projektnih skupin . Manjkajo smernice glede organizacijske strukture, ki vpliva na avtoriteto vodje projekta. 

    Naučite se, kako je vodenje projektov na daljavo učinkovito in kako so ekipe za vodenje projektov usklajene kot eno.  

    Strukturo projektnega vodenja lahko opredelimo kot uradno linijo nadzora in pooblastila znotraj projektnih skupin in organizacije ter nam povedo, kako delujejo odnosi poročanja.

    Glede na naravo dela in cilje projekta so timi strukturirani na tri načine:

    1. Funkcionalna organizacijska struktura

    Sledi hierarhičnemu sistemu, kjer so ključne odločitve, kot so priprava proračuna, načrtovanje in dodeljevanje virov, v rokah funkcionalnih menedžerjev, ki imajo strokovno znanje na istem področju, pri čemer vodja projekta nima pooblastil.

    Delo je razdeljeno na oddelčne enote, kot so všečki, prodaja, kadrovska služba, administracija. Odgovornosti so vnaprej določene in vsak ve, kdo je odgovoren. Člani ekipe postanejo bolj spretni pri tem, kar počnejo.

    Vendar pa ima ta struktura nekaj slabosti:

    • Delo lahko postane monotono
    • Medfunkcionalno sodelovanje  postane slabo
    • Višja stopnja birokracije

    2. Projektirana organizacijska struktura

    Ta organizacijska struktura daje vodji projekta popolno odgovornost. Vodja projekta ima popolno oblast nad proračunom, osebjem in urnikom. Projektno skupino sestavljajo člani iz različnih oddelkov. Na koncu projekta so vsi člani ekipe prepuščeni svojim funkcionalnim oddelkom.  

    Odločitve so sprejete hitreje, saj se mora projektna skupina soočiti z manjšo količino birokracije. Komunikacija postane lažja in učinkovitejša. Člani skupine pridobivajo izkušnje na različnih področjih, ko delajo na različnih vrstah projektov . 

    Ko člani ekipe delajo na več projektih , se pojavijo težave. Med projekti lahko pride do navzkrižja prednostnih nalog. Zaradi tesnih urnikov in rokov je delovno mesto stresno. 

    3. Matrična organizacijska struktura

    Matrične organizacijske strukture združujejo najboljše iz obeh svetov. Poročevalski odnosi so postavljeni v matriko ali mrežo, z dvojnimi poročevalskimi odnosi, tj. vsak član skupine poroča tako funkcionalnemu vodji kot vodji projekta. Funkcionalni vodja pregleda delo, ki pomaga pri izboljšanju sposobnosti vodenja projektov . Vodja projekta določa prioritete in usmerja delo. 

    Ta organizacijska struktura olajša souporabo virov. Spodbuja boljšo komunikacijo in ekipe delujejo kot integrirane enote. To je ena najtežjih struktur za oblikovanje zaradi nasprotujočih si obremenitev članov ekipe in virov. Ker člani skupine poročajo dvema vodjema, lahko pride do nepotrebnih nesporazumov in konfliktov.

    10 področij znanja projektnega vodenja, ki jih morate poznati

    PMI v svoji knjigi znanja o projektnem vodenju (PMBOK) deli projektno vodenje na 10 prebavljivih področij. Sovpadajo s kronološkimi fazami vodenja projektov in so osrednja tehnična tematska področja:

    • Vodenje projektne integracije
    • Upravljanje obsega projekta
    • Upravljanje s projektnim časom
    • Obvladovanje stroškov projekta
    • Vodenje kakovosti projekta
    • Projektno vodenje človeških virov
    • Projektno komunikacijsko vodenje
    • Obvladovanje projektnih tveganj
    • Vodenje nabave projektov
    • Upravljanje deležnikov projekta
    • Vloge in odgovornosti, ki jih mora imeti vodja projekta

    Podobno kot pri projektu, ki gre skozi različne faze vodenja projekta, mora vodja projekta prevzeti vrsto vlog in odgovornosti z vpletenimi ljudmi.

    Naloge vključujejo: 

    • Delajte z različnimi strokovnjaki
    • Rešujte skupinske spore
    • Gradite pozitivne odnose
    • Motivirajte člane ekipe
    •  Učinkovito komunicirajte z vsemi deležniki
    •  Ljudi obveščajte o novostih
    • Pogosto organizirajte timske sestanke
    • Zagotovite povratne informacije o uspešnosti
    • Sprejmite vrsto odločitev na vsaki stopnji
    • Uravnotežite obseg, čas in vire
    • Preprečite lezenje obsega in zdrs proračuna  
    • Zaposlujte in vodite zaposlene
    • Upravljajte finance
    • Dobro se odzovite na dvoumnost
    • Držite se poslovnih prioritet

    Če vam večina zgoraj naštetih odgovornosti zveni znano, potem ste vodja projekta – tudi če naziv vašega delovnega mesta tega ne pove. Z uporabo nekaterih najboljših praks projektnega vodenja lahko izboljšate učinkovitost vodenja vaše ekipe kot celote.  

    Kakšne koristi imajo ekipe od vodenja projektov/projektnega vodenja?

    Danes vse organizacije pričakujejo, da bodo njihove ekipe zagotavljale več rezultatov z manj sredstvi. Ta na videz nemogoča pričakovanja je mogoče ne le izpolniti, ampak tudi preseči, če za svoje delo sprejmejo pristop vodenja projektov.

    Nekaj ​​ekip, ki bi jim zelo koristilo izvajanje nekaterih najboljših praks projektnega vodenja:

    Tržne ekipe:

    V trženju obstajajo številne premikajoče se naloge, povratne informacije, rezultati, vsebinski delovni tokovi in ​​roki. Glede na količino vključenih informacij je težko najti pravo datoteko. Obdelati vse to, ne da bi obremenili razpoložljive vire, hkrati pa zagotoviti rast poslovanja, je težko brez predvidljivega procesa vodenja marketinških projektov.

    Podpora strankam:

    Dobra uporabniška izkušnja je najpomembnejša sestavina uspeha organizacije. Če pa je ekipa za podporo zaposlena z obstoječim kaosom in žongliranjem z delovno obremenitvijo, morda ne bo imela dovolj časa, da bi se osredotočila na stranko . Vključitev pristopov projektnega vodenja lahko pomaga vaši podporni ekipi bolje sodelovati, upravljati svojo delovno obremenitev in učinkovito komunicirati s strankami. 

    Skupine izdelkov:

    Ko je produktna strategija razvita in deležniki pridobijo odobritev, bodo produktni vodje morda morali vsakodnevno spremljati število podrobnosti in sodelovati z različnimi ekipami. Prakse upravljanja nalog bodo vodjem izdelkov pomagale prevesti strategijo v diskretne naloge, ki jim je mogoče slediti, in učinkovito komunicirati/sodelovati z vsemi.

    Načrtovalci dogodkov:

    Združiti dogodek ni majhen podvig. Za uspešno organizacijo dogodka je potrebno veliko timskega dela, pogosto preverjanje proračuna, strogo upoštevanje rokov, malo sreče in veliko odgovornosti. Če manjka majhna podrobnost, lahko gredo stvari spektakularno narobe.

    Če dogodke obravnavajo kot projekte, lahko načrtovalci dogodkov poenostavijo proces usklajevanja nalog in ljudi z vizualnim vodenjem projektov , da ustvarijo dogodek, o katerem bodo ljudje govorili še leta.    

    Upravljajte svoje projekte z informacijskim sistemom ODOS

    Zdaj, ko ste v svoje možgane vnesli veliko novih informacij o vodenju projektov, se boste nekateri morda počutili preobremenjene. Globoko vdihnite in se ozrite nazaj na svoje projekte. Vse, kar ste se danes naučili o vodenju projektov, je praktično. Torej, če delate na projektu in že uporabljate nekatere od teh konceptov, začnite uporabljati informacijski sistem ODOS.

    Kaj sploh je ODOS?

    Informacijski sistem ODOS je celovit informacijski sistem za podjetja, ki omogoča učinkovito upravljanje in izmenjavo poslovnih dokumentov med poslovnimi partnerji. Sistem je bil razvit s ciljem izboljšati in pospešiti poslovne procese ter zmanjšati stroške poslovanja. ODOS je modularni sistem, ki omogoča prilagajanje specifičnim poslovnim potrebam vsakega podjetja, hkrati pa omogoča integracijo z drugimi poslovnimi sistemi.

    Sistem ODOS omogoča podjetjem, da na enem mestu upravljajo različne vrste poslovnih dokumentov, vključno s potnimi nalogi, pogodbami, naročilnicami, nabavo, izmenjavo e-računov, potrjevanjem prejetih računov, upravno poslovanje ter notranjimi pravili podjetja. Sistem ODOS omogoča tudi elektronsko podpisovanje dokumentov s pomočjo modula ODOSign, kar podjetjem omogoča varno izmenjavo podpisanih dokumentov z različnimi poslovnimi partnerji.

    Informacijski sistem ODOS se lahko uporablja ne glede na velikost podjetja ali panogo, v kateri posluje. Sistem omogoča preprosto integracijo z obstoječimi poslovnimi sistemi in ponuja številne prednosti, kot so hitrejši poslovni procesi, boljša preglednost nad dokumenti in nižji stroški poslovanja.

    Vsekakor je sistem ODOS dobra izbira za podjetja, ki si želijo učinkovitejšega in hitrejšega poslovanja ter hkrati izboljšati preglednost in varnost poslovnih dokumentov.

    Moduli sistema ODOS

    Informacijski sistem ODOS vsebuje veliko različnih modulov za uspešno digitalizacijo poslovanja in nadaljne upravljanje podjetja. Te moduli so: 

    • Potni nalogi 
    • Pogodbe 
    • Naročilnice 
    • Nabava 
    • Izmenjava eRačunov 
    • Potrjevanje prejetih računov 
    • Projektno vodenje 
    • ODOSign 
    • Upravno poslovanje 
    • VIP Zavodi 
    • Notranja pravila 
    • VIP
    • Odsotnosti 

    V kolikor vas zanima še kaj več si preberite spodnje članke: 

    Posted by Mitja @ 6:52 am

Povezave