Herk

Elektronsko podpisovanje predstavlja digitalno potrjevanje in avtorizacijo dokumentov, ki se izvaja preko spleta. To omogoča podjetjem in organizacijam hitrejšo in bolj učinkovito potrjevanje in avtorizacijo dokumentov, kar lahko prispeva k izboljšanju procesov poslovanja in zagotavljanju boljše preglednosti in varnosti podatkov.

Kaj je elektronsko podpisovanje?

Elektronsko podpisovanje- ali skrajšano e-podpisovanje- je postopek, s katerim lahko vso elektronsko dokumentacijo avtoriziramo in potrdimo njeno avtentičnost. Elektronsko podpisovanje se uporablja za potrjevanje elektronskih dokumentov, kot so računi, pogodbe, obrazci, potni nalogi, sestanke in drugi dokumenti, ki jih potrebujemo za uspešno poslovanje podjetja.

Elektronsko podpisovanje se lahko opravi na več načinov, čisto odvisno je od potreb in zahtev posameznega podjetja oziroma organizacije. 

Najpogostejša metoda je uporabe digitalnega podpisa, ki temelji na kriptografski tehnologiji (metoda in metodologija za šifriranje). Elektronski podpis je digitalni zapis, ki se uporablja za avtorizacijo in potrditev avtentičnosti elektronskega dokumenta.

Druga metoda elektronskega podpisovanja je uporaba elektronskega podpisa, kateri temelji na uporabniškem računu in posebnem geslu. Ta metoda se pogosto uporablja za potrjevanje pristnosti elektronskega dokumenta, vendar ni tako varna kot digitalni podpis, saj lahko račun in geslo preprosto ukradejo.

Zakonodaja v večini držav zahteva, da so elektronski podpisi enakovredni ročnim podpisom in se jim priznava enak pravni učinek kakor klasičnem podpisom. Zaradi tega podjetja in organizacije lahko z uporabo elektronskega podpisovanja izboljšajo svojo učinkovitost in pospešijo poslovne procese. Elektronsko podpisovanje je priročno,hitro in omogoča enostavno arhiviranje, shranjevanje in pregledovanje dokumentov, kar je še posebej koristno v primeru potrebe po dostopu do dokumentov v oddaljenih lokacijah ali v primeru potrebe po hitrem odzivu na zahteve strank.

V sodobnem poslovanju se elektronsko podpisovanje vedno bolj uporablja zaradi svojih prednosti in učinkovitosti, pa tudi zaradi spremenjenih zakonskih okvirov za elektronsko podpisovanje. Podjetja, katera želijo izboljšati svojo učinkovitost in zmanjšati svoje stroške, bi morali razmisliti o uporabi elektronskega podpisovanja.

Kakšna je razlika med elektronskim in digitalnim podpisom?

Elektronski podpis ni sinonim za digitalni podpis, vendar se z njim pogosto zamenjuje in napačno uporablja.

Elektronski podpis je pravni izraz, katerega namen je, da je pravno veljaven. Ta pravni izraz temelji na opredelitvi iz evropske direktive o elektronskem podpisu in sistema eIDAS. Razume se, da gre za podatke, povezane z identiteto in priložene dokumente.

Digitalni podpis je matematični ali tehnični izraz z namenom zagotavljanja varnosti podatkov. V digitalnih podpisih se uporabljajo kriptografski postopki in močno šifriranje, ki omogočajo identifikacijo. Digitalni podpis je lahko napredni (AES) ali kvalificirani (QES) podpis. Vendar digitalni podpis nikoli ne more biti enostavni elektronski podpis (SES), ker pri SES podpisa ni mogoče dodeliti osebi.

Kateri so različni pogoji za elektronski podpis?

Za elektronski podpis ni različnih pogojev. Splošno veljavni referenčni izraz je vedno “elektronski podpis”.

Katere vrste/oblike elektronskih podpisov obstajajo?

Elektronski podpis se deli na tri vrste:

• Preprost elektronski podpis (SES)
• napredni elektronski podpis (AES)
• kvalificirani elektronski podpis (QES)

Kaj je preprost elektronski podpis (SES)?

Elektronski podpis so podatki v elektronski obliki, ki so priloženi drugim elektronskim podatkom (ali logično povezani z njimi). Podpisnik te podatke uporabi za podpisovanje (člen 3 št. 10 Uredbe (EU) št. 910/2014). To je lahko skeniran podpis ali samo navedba imena, npr. pod dokumentom ali v elektronski pošti.

Kaj je napredni elektronski podpis (AES)?

Napredni elektronski podpis je podpisniku dodeljen na edinstven način in omogoča identifikacijo podpisnika. Ustvarjen je z uporabo podatkov za ustvarjanje elektronskega podpisa. Vsaka poznejša sprememba podatkov je prepoznavna.

Kaj je kvalificirani elektronski podpis (QES)?

Kvalificirani elektronski podpis je napredni elektronski podpis, ki ga ustvari naprava za ustvarjanje kvalificiranega elektronskega podpisa in temelji na kvalificiranem potrdilu za elektronski podpis (člen 3 št. 12 Uredbe (EU) št. 910/2014).

Zakaj izbrati elektronsko podpisovanje?

Izbira elektronskega podpisovanja ima kar veliko prednosti, ki lahko podjetjem in organizacijam pomagajo izboljšati učinkovitost in pospešiti delovne procese. Nekateri izmed glavnih razlogov za izbiro elektronskega podpisovanja so:

• Učinkovitost: 

Elektronsko podpisovanje omogoča hitrejšo in enostavnejšo potrditev ter avtorizacijo dokumentov, kar lahko podjetjem in organizacijam omogoči hitrejše odzivanje na zahteve strank in pospeši delovne procese.

• Varčevanje časa: 

Elektronsko podpisovanje omogoča hitro in enostavno potrjevanje, shranjevanje in avtorizacijo dokumentov, kar lahko podjetjem in organizacijam prihrani veliko časa in truda, ki bi ga sicer porabili za fizično potrjevanje dokumentov.

• Varčevanje stroškov: 

Elektronsko podpisovanje lahko podjetjem in organizacijam prihrani kar veliko stroškov, ki so sicer povezani s fizičnim potrjevanjem in avtorizacijo dokumentov, kot so stroški pošiljanja, tiskanja in arhiviranja dokumentov.

• Preglednost: 

Elektronsko podpisovanje omogoča enostavno hranjenje in pregledovanje dokumentov. Kar lahko podjetjem in organizacijam omogoči boljšo preglednost nad celotnim poslovanjem.

• Varstvo podatkov: 

Elektronsko podpisovanje omogoča varno in zakonito hranjenje in prenašanje podatkov.To podjetjem in organizacijam pomaga zagotoviti varstvo osebnih podatkov in zaščititi pred kibernetskimi napadi.

• Skladnost z zakonodajo: 

V večini držav elektronski podpisi učinkujejo enako kot ročni podpisi, zato je elektronsko podpisovanje v skladu z zakonodajo in omogoča poslovanj skladno z določenimi zakoni.

• Dolgoročni prihranek: 

Elektronsko podpisovanje omogoča dolgoročno hranjenje dokumentov v digitalni obliki, kar vam omogoča, da izgubljene dokumente hitro in enostavno najdete in jih kadar koli ponovno pogledate, kar v kratkoročnem in dolgoročnem smislu predstavlja prihranek v času in denarju.

V zadnjih letih elektronsko podpisovanje postaja vse bolj priljubljena in pogosto uporabljena tehnologija, saj podjetja in organizacije ugotavljajo, da ima e-podpisovaje dokumentov lahko veliko pozitivnih vplivov na njihovo poslovanje. Izbrati elektronsko podpisovanje in implementirati ga v poslovne procese lahko podjetjem in organizacijam omogoča večjo učinkovitost in boljšo preglednost, hkrati pa lahko tudi prihrani stroške in čas.

Varnost in zakonitost elektronskega podpisovanja?

Varnost in zakonitost elektronskega poslovanja sta ključna področja, ki jih je potrebno striktno upoštevati pri izvajanju elektronskega poslovanja preko spleta. Elektronsko poslovanje se nanaša na transakcije, ki se opravijo preko elektronskih medijev, kot so: 

• internet, 
• e-pošta in 
• mobilne aplikacije. 

Varnost elektronskega poslovanja zajema zaščito podatkov in zagotavljanje varnosti transakcij, medtem ko zakonitost elektronskega poslovanja zajema skladnost z zakoni in vsemi predpisi predpisi, ki urejajo poslovanje preko spleta.

Varnost elektronskega poslovanja je ključnega pomena za zaščito osebnih podatkov in finančnih informacij uporabnikov. Podjetja in organizacije morajo zagotoviti, da so njihove spletne strani in aplikacije varne in da so osebni podatki in klasificirane finančne informacije uporabnikov zaščitene pred kibernetskimi napadi in nezakonitim dostopom. 

Zakonitost elektronskega poslovanja pomeni, da podjetja in organizacije morajo delovati z zakoni in predpisi, ki urejajo poslovanje preko spleta. To vključuje zakone o varstvu osebnih podatkov, zakone o spletnem poslovanju, zakone o avtorskih pravicah in zakone o spletnem oglaševanju. Podjetja in organizacije morajo biti seznanjena z zakonodajo in jo upoštevati, saj lahko sicer kršijo zakon in so lahko kaznovani z denarnimi kaznimi ali drugimi sankcijami.

Prav tako je pomembno, da podjetja upoštevajo pravila in standarde, ki jih določajo mednarodni in regionalni regulatorji elektronskega poslovanja. EU ima zakone o varstvu osebnih podatkov, o elektronskem poslovanju in o elektronskem podpisovanju, ki jih je potrebno upoštevati.

V končni fazi, je izbira varnega in zakonitega elektronskega poslovanja ključnega pomena za uspeh podjetja, saj zagotavlja zaupanje in zadovoljstvo strank podjetja ter preprečuje morebitne pravne težave in kazni. Skladnost z zakonodajo in standardi tudi prispeva k trajnostnemu poslovanju in pozitivnemu ugledu podjetja.

V kratkem, varnost in zakonitost elektronskega poslovanja sta ključna področja za zaščito podjetja in zadovoljstvo strank, zato je potrebno o njima skrbno razmisliti in jih primerno izvesti.

Vpliv elektronskega podpisovanja na povečanje učinkovitosti in preglednosti poslovanja podjetja”

Elektronsko podpisovanje lahko podjetjem in organizacijam prinese velike koristi pri povečevanju učinkovitosti in preglednosti poslovanja. Uporaba elektronskega podpisovanja lahko podjetjem in organizacijam pomaga izboljšati procese avtorizacije in potrjevanja dokumentov, kar lahko posledično prinese večjo učinkovitost poslovanja.

Ena glavnih prednosti elektronskega podpisovanja je hitrost in enostavnost potrjevanja in avtorizacije dokumentov. Elektronsko podpisovanje omogoča hitrejšo potrditev dokumentov, saj se lahko podpisujejo elektronsko in se ne potrebuje fizične prisotnosti posameznika. To lahko podjetjem in organizacijam omogoči hitrejše odzivanje na zahteve strank in pospeši poslovne procese.

Druga prednost elektronskega podpisovanja je varčevanje stroškov. Elektronsko podpisovanje lahko podjetjem in organizacijam prihrani stroške, ki so povezani z fizičnim potrjevanjem in avtorizacijo dokumentov, kot so stroški pošiljanja, tiskanja in skladiščenja dokumentov.

Preglednost poslovanja se lahko izboljša z elektronskim podpisovanjem, saj omogoča enostavno hranjenje in pregledovanje dokumentov. To podjetjem in organizacijam omogoča boljšo preglednost nad poslovanjem, še posebej v primeru potrebe po dostopu do dokumentov v oddaljenih lokacijah ali v primeru potrebe po hitrem odzivu na zahteve strank.

Elektrtronsko podpisovanje lahko podjetjem in organizacijam pomaga tudi zagotoviti varstvo podatkov. Elektronsko podpisovanje omogoča varno in zakonite hranjenje in prenašanje podatkov, kar lahko podjetjem in organizacijam pomaga zagotoviti varstvo osebnih podatkov in zaščititi pred kibernetskimi napadi.

Kot še ena prednost, elektronsko podpisovanje pomaga podjetjem in organizacijam skladno poslovati s predpisi. V večini držav so elektronski podpisi enako veljavni kot ročni podpisi, tako da lahko podjetja in organizacije elektronsko podpisovanje uporabljajo za skladno poslovanje z zakonodajo.

V končni fazi, elektronsko podpisovanje lahko podjetjem in organizacijam prinese velike koristi za povečanje učinkovitosti in preglednosti poslovanja. S hitrejšo avtorizacijo in potrjevanjem dokumentov, varčevanjem stroškov, boljšo preglednostjo poslovanja in varstvom podatkov, elektronsko podpisovanje lahko izboljša poslovne procese in prispeva k uspešnosti podjetja.

Kako ustvariti elektronski podpis?

Tvorba elektronskega podpisa je zelo enostavna svra. Spodaj vam bomo predstavili ključne korake kako se ustvari elektronski podpis. 

• Kliknite potrditev

Preprost e-podpis je pogosto le potrditev s klikom. S funkcijo klika na gumb, kot sta “Kupi zdaj” ali “Naroči zdaj”, predložite izjavo o nameri, ki pa je ni mogoče nedvomno dokazati, saj tu ni preverjanja identitete.

• Skeniran podpis

Skeniran ali na tipkovnici natisnjen podpis sta tipična primera preprostega elektronskega podpisa. Za nazaj ni mogoče ugotoviti, ali je bila dana izjava o nameri in kdo jo je podal.

• Lastnoročni podpis

Običajno se uporablja naprava s površino, občutljivo za dotik (funkcija dotika). Podpisuje se s prstom ali z ustreznim pisalom. Če se pri tem uporabijo biometrični podatki – kot so smer pisanja, hitrost pisanja itd. – se pri tem zabeležijo, gre za napredni elektronski podpis, saj je izjavo o nameri mogoče naknadno dodeliti ustvarjalcu.

• Podpis na podlagi potrdila

Pri kvalificiranem podpisu, ki temelji na potrdilu, je identiteta osebe potrjena v potrdilu že pred digitalnim podpisom. Kvalificirano potrdilo izda preverjen ponudnik storitev zaupanja. Ustrezno podpisan dokument poleg kontrolne vsote dokumenta (vrednosti hash) vsebuje tudi javni ključ za preverjanje potrdila. Preverjanje pristnosti osebe neposredno pred postopkom podpisovanja se izvede z dvofaktorskim postopkom. Sam postopek podpisovanja se izvede s pomočjo PIN (osebne identifikacijske številke) ali TAN (številke za avtentikacijo transakcij).

Primeri uporabe elektronskega podpisovanja v različnih delovnih procesih poslovanja podjetja

Elektronsko podpisovanje se lahko uporablja v številnih različnih delovnih procesih poslovanja podjetja in ima lahko velik vpliv na izboljšanje učinkovitosti in preglednosti poslovanja.

Eden od primerov uporabe elektronskega podpisovanja je v procesu poslovanja pogodb. Elektronsko podpisovanje lahko omogoča enostavnejšo, hitrejšo potrditev in avtorizacijo pogodb, kar lahko podjetju omogoči hitrejše odzivanje na zahteve strank in pospeši poslovne procese.

Drug primer je uporaba elektronskega podpisovanja v procesu računovodstva in financ. Elektronsko podpisovanje lahko podjetjem omogoča hitrejšo in enostavnejšo avtorizacijo in potrditev finančnih dokumentov, kar pospeši procese odobritve in plačil ter zagotavlja boljšo preglednost poslovanja.

Elektronsko podpisovanje se lahko uporablja tudi v procesu spremljanja in vodenja projektov. Elektronsko podpisovanje omogoča hitrejšo potrditev in avtorizacijo dokumentov povezanih s projektom, kar podjetju omogoči hitrejši odziv na spremembe in izboljša kontrola nad projektom.

Še en primer uporabe elektronskega podpisovanja je v procesu nakupa in prodaje za podjetje. Omogoča hitrejšo potrditev in avtorizacijo nakupnih in prodajnih pogodb, kar lahko pospeši procese dobave in plačil ter zagotavlja boljšo preglednost poslovanja.

Elektronsko podpisovanje se lahko uporablja tudi v procesu delovnega spremljanja in vodenja kadrov. Omogoča hitrejšo potrditev in avtorizacijo dokumentov povezanih s spremljanjem in vodenjem kadrov, kot so pogodbe o zaposlitvi, vodenje kadrovskih evidenc, potrditve in avtorizacije plačil in drugo.

V končni fazi, elektronsko podpisovanje lahko podjetjem omogoča učinkovitejši in preglednejši poslovanje, saj pospešuje procese in zagotavlja boljšo preglednost in varnost podatkov. Je koristno orodje v različnih delovnih procesih, ki lahko podjetjem prinese velike koristi za poslovanje v kratkoročnem in dolgoročnem smislu.

Elektronsko podpisovanje: Kako do njega?

Do elektronskega podpisovanja lahko pridete na več različnih načinov, preko veliko različnih ponudnikov. 

Eden izmed ponudnikov je sistem ODOS, ki vam omogoča znotraj svojega sistema elektronsko podpisovanje z modulom ODOSign. ODOSign je enostaven za uporabo in se ga lahko uporablja skladno z ostalimi njihovimi moduli. 

V kolikor se odločite za celotno digitalizacijo vašega podjetja vam priporočamo uporabo informacijskega sistema ODOS, ki je bil razvit iz strani podjetja PIA, informacijski sistemi in storitve, d.o.o. za lajšanje poslovnih procesov in reševanje digitalnih težav. 

Informacijski sistem ODOS znotraj svojega programa ponuja tudi naslednje module, ki vam bodo pomagali pri digitalizaciji podjetja: 

• Modul Projektno vodenje (enostavnejši pregled in vodenje projektov)
• Modul Sestanki (enostavnejše sklicevanje sestankov in nadzor nad poslovnimi seststanki)
• Modul Kadrovske mape (lažji nadzor nad informacijami zaposlenih)
• Modul Izobraževanja (lažja organizacija izobraževanja za zaposlene) 
• Modul Upravno poslovanje 
• Modul Vip Zavodi (enostavno evidentiranje elektronske pošte, dokumentacije)
• Modul Notranja pravila (lažja postavitev notranjih pravil, ki jih podjetje potrebuje za poslovanje)

Če vas zanima še kaj več na takšno temo si preberite spodnje članke: 

• Kako digitalizacija podjetja pripomore k njegovi rasti?
• 5 napotkov za digitalno transformacijo v podjetju [kateri sistem je prava izbira]